Kas jāzina
- Izmantojiet sīktēlus: dodieties uz File > Info > Properties > > Papildu rekvizīti > Kopsavilkums un atzīmējiet Saglabāt sīktēlus visiem Word dokumentiem.
- Atjaunināt rekvizītus: dodieties uz File > Informācija > Properties > > Papildu rekvizīti > Kopsavilkums. Ievadiet komentārus, atslēgvārdus un citu informāciju.
- Citi padomi: izveidojiet mapes, lai saglabātu un kārtotu Word failus, un izmantojiet konsekventu failu nosaukumu sistēmu, lai ātri atrastu vajadzīgos failus.
Šajā rakstā ir sniegti ieteikumi Microsoft Word failu kārtošanai. Norādījumi attiecas uz Word 2019–2010 un Word for Microsoft 365.
Saglabāt visus Word failus ar sīktēliem
Saglabājot Word failus ar priekšskatījuma attēlu vai sīktēlu, ir vieglāk identificēt vajadzīgo dokumentu, to neatverot.
Lai saglabātu visus Word dokumentus ar priekšskatījumu vai sīktēlu:
-
Programmā Microsoft Word atveriet tukšu vai esošu dokumentu, pēc tam dodieties uz cilni File.
Image -
Atlasiet Informācija.
Image -
Atlasiet nolaižamo bultiņu Properties un izvēlieties Advanced Properties.
Image -
Dialoglodziņā Properties dodieties uz cilni Summary.
Image -
Atzīmējiet izvēles rūtiņu Saglabāt sīktēlus visiem Word dokumentiem.
Image -
Atlasiet OK.
Image
Atjaunināt Word dokumenta rekvizītus
Ja strādājat ar vairākiem Word dokumentiem, kuriem ir līdzīgi nosaukumi un atrašanās vietas, izmantojiet Word dokumenta rekvizītu līdzekli.
-
Atveriet dokumentu, kuram vēlaties pievienot aprakstošos rekvizītus, pēc tam dodieties uz cilni File.
Image -
Atlasiet Informācija.
Image -
Atlasiet nolaižamo bultiņu Properties un izvēlieties Advanced Properties.
Image -
Dialoglodziņā Properties dodieties uz cilni Summary.
Image -
Ievadiet komentārus, atslēgvārdus, kategorijas, nosaukumu un tēmas informāciju, lai palīdzētu jums atšķirt failus.
Image - Atlasiet OK, lai lietotu izmaiņas un aizvērtu dialoglodziņu. Kad pienācis laiks veikt meklēšanu, Word var atrast tieši to, kas jums nepieciešams.
Izveidojiet mapes savā datorā un izmantojiet tās
Iestatiet vienu mapi saviem Word dokumentiem un nosauciet tai kaut ko tādu, ko neaizmirsīsit, piemēram, MyWordDocs Aizpildiet to ar mapēm, kas nosauktas jums saprotamā veidā, un izmantojiet šīs mapes, lai saglabātu un kārtotu Word failus. Ja veidojat, piemēram, iknedēļas sapulču piezīmes, izveidojiet šīm piezīmēm mapi un iekļaujiet tajā papildu mapes mēnešiem vai gadiem.
Ja jūsu datorā ir vairākus gadus veci Word dokumenti un nav laika katru no tiem atvērt un izlemt, vai paturēt vai nē, izveidojiet mapi katram gadam un pārvietojiet dokumentus uz šīm mapēm. Tas ir labs veids, kā saglabāt vecākus failus, līdz jums ir laiks sakārtot failus sev piemērotā veidā.
Izmantojiet konsekventu failu nosaukumu sistēmu
Izveidojiet nosaukumu sistēmu, lai ātri atrastu vajadzīgos failus. Ir daudz veidu, kā nosaukt failus. Izvēlieties nosaukumu sistēmu un izmantojiet to konsekventi.
Šeit ir daži ieteikumi:
- Faila nosaukumā iekļaujiet dokumenta veidu, piemēram, līgumu, nomu vai biļetenu. Tādā veidā varat apskatīt faila nosaukumu, lai atrastu failu.
- Sāciet faila nosaukumu ar klienta vārdu (vai saņēmēja uzvārdu, ja dokumenti ir burti).
- Iekļaujiet datumu faila nosaukumā.
Nesteidzieties
Ja datora cietajā diskā ir maz vietas, neveiciet visus organizatoriskos uzdevumus uzreiz. Sadaliet darbu pārvaldāmās daļās un veltiet tam 15 minūtes dienā.
Kārtojot Word failus datorā, ievietojiet katru failu vienā no izveidotajām mapēm, izveidojiet jaunu mapi vai izdzēsiet failus, kas jums vairs nav vajadzīgi. Ja neesat pārliecināts, ko darīt ar failu, ievietojiet to mapē ar nosaukumu HoldUntilDate un izvēlieties datumu nākotnē, kurā, ja līdz tam laikam nebūsiet atvēris mapi, Būšu ērti to izdzēst.
Lai kāda veida mapes jūs izveidotu, ievietojiet šīs mapes galvenajā Word mapē, lai zinātu, kur meklēt.
