Atslēgas līdzņemšanai
- Strādnieki sapulcēs bieži veic vairākus uzdevumus, un sapulcei ieilgstot, to iespējamība pieaug.
- Tomēr ne visas vairākuzdevumu veikšanas ir sliktas, un "pozitīva vairākuzdevumu veikšana" var uzlabot produktivitāti.
- Attālās darba platformas varētu pievienot jaunas funkcijas, kas mudina darbiniekus veikt ar sapulci saistītus uzdevumus.
Ja strādājat attālināti, pastāv liela iespēja, ka pagājušajā nedēļā sapulces laikā esat veicis vairākus uzdevumus, un jūs gandrīz neesat viens.
Jauns Microsoft izdotais dokuments parāda skaitļus. Lai gan daudzuzdevumu veikšana bija reti sastopama īsās, nelielās sanāksmēs, sapulcēs, kas ilga vairāk nekā stundu, tā sasniedza gandrīz vispārēju līmeni. Tomēr tās nav sliktas ziņas: rakstā, kurā galvenā uzmanība tika pievērsta Microsoft Teams izmantošanai, ir ieteikti vairāki veidi, kā darbinieki varētu uzlabot savu uzmanību.
"FocusAssist operētājsistēmai Windows jau ir piegādāts, un tas varētu būt milzīgs palīgs," e-pastā sacīja Dr. Mērija Červinski, Microsoft partneru pētniece un pētījumu vadītāja. "Fokusa laika plānošana, izmantojot Cortana ir vēl viena pieejama opcija programmā Outlook."
Kas jādara attālinātam darbiniekam?
Daudzuzdevumu veikšana sapulcē bieži tiek uzskatīta par rupju vai neproduktīvu, un laikraksts atklāja, ka tas dažkārt izrādījās patiesi. Tomēr pētnieki apgalvo sarežģītāku punktu. Ne visas vairākuzdevumu darbības ir negatīvas, un var izmantot rīkus, lai attālinātos darbiniekus virzītu uz pozitīviem rezultātiem.
Dalībnieki anonīmā dienasgrāmatā sīki izklāstīja pozitīvas vairākuzdevumu veikšanas priekšrocības. "Mani mazāk sarūgtināja tikšanās, kas man nebija īpaši noderīgas," sacīja viens.
Citi teica, ka viņi novērtē izvēli pievērst īpašu uzmanību, kad tas ir nepieciešams, un pēc tam koncentrēties uz citu vietu, kad tas tā nav. Dalībnieki teica, ka vairākuzdevumu veikšana palīdzēja viņiem atrast informāciju, piemēram, saistītus failus vai e-pasta apmaiņu, kas attiecas uz sapulci.
… 80 minūšu maratons, kas izraisa stenēšanu, ir vairāk nekā sešas reizes lielāks, iespējams, veicinās vairākuzdevumu veikšanu.
Dr. Červinskis sacīja, ka attālinātie darbinieki, kas izmanto Microsoft Teams vai Windows, var vērsties pie Focus Assist un Focus Time, lai novērstu sapulcei nesaistītus traucējumus un atvēlētu laiku, lai koncentrētos uz konkrētiem uzdevumiem. Rakstā ir atbalstīts jebkurš rīks, kas sapulces laikā atceļ darbinieku uzmanību no ārpuses.
Jaunas, labākas funkcijas attālinātās darba platformās varētu būt vēl plašākas, lai veicinātu pozitīvu vairākuzdevumu veikšanu. Rakstā tiek piedāvāts sapulcei raksturīgs “fokusa režīms”, lai palīdzētu darbiniekiem veikt vairākus uzdevumus sapulcei atbilstošos veidos, piemēram, atvērt e-pastus vai failus sapulces saskarnē, nevis citā logā vai programmā. Tas veicinātu pozitīvu vairākuzdevumu veikšanu, vienlaikus novēršot traucējumus, kas atrodami citās programmās.
Pētnieki iesaka arī uzlabotus darba kārtības rīkus, kas ļauj darbiniekiem agri pamest sapulci vai pievienoties sapulces vidū, ja ir svarīgas tikai sapulces daļas. Tas varētu cīnīties ar ikviena uzmanības līmeņa galveno ienaidnieku: garām, garlaicīgām sanāksmēm.
Attālinātie darbinieki piedalās ilgstošās sanāksmēs
Daudzuzdevumu veikšana nebija īpaši izplatīta, kad visas sapulces tika apkopotas: aptuveni 30% sapulču ietvēra e-pasta vairākuzdevumu veikšanu, un aptuveni 24% sapulču redzēja failu vairākuzdevumu veikšanu.
Bet tas mainījās līdz ar ilgumu. Nav pārsteidzoši, ka sapulcēs, kas bija īsākas par 20 minūtēm, tika konstatēti daži vairākuzdevumu izpildes gadījumi, taču tās pieauga šokējošā ātrumā, jo tika iedarbināta tikšanās.
20 līdz 40 minūšu garas sapulces gadījumā bija gandrīz divreiz lielāka iespēja, ka dalībnieki sāks ķerties pie cita darba, un 80 minūšu maratonā, kas izraisīja stenēšanu, bija vairāk nekā sešas reizes lielāka iespēja, ka darbinieki būs izklaidīgi.
Sapulces lielums - tāpat kā dalībnieku skaits - arī bija ļoti svarīgs. Individuālās tikšanās vismazāk veicināja vairākuzdevumu veikšanu, un trešā persona gandrīz nemainīja rezultātu. Taču kļuva iespējams pievērsties citiem uzdevumiem, jo videozvanā parādījās vairāk seju. Vairāku uzdevumu veikšana bija divreiz lielāka iespēja sapulcē ar 10 vai vairāk cilvēkiem.
Viens dalībnieks sīki izklāstīja attiecīgu motivāciju. "Lielajās sanāksmēs, piemēram, rātsnamos, es mēdzu apstāties un reāli klausīties, kad tiek teikts kaut kas interesants," sacīja dalībnieks. "Pārējā laikā es vispār nekoncentrējos uz darbu."
Dati ietvēra vēl vienu vājāku, bet pārsteidzošāku rezultātu: ieplānotās sanāksmes ir sliktas ziņas. Plānotā sanāksme aptuveni pusotru reizi vairāk veicināja vairākuzdevumu veikšanu nekā ad hoc sanāksme. No ieplānotajām sapulcēm vislabvēlīgākais iemesls novērst uzmanību bija atkārtotas sapulces.
"Attālās sapulču plānošana un strukturēšana ir būtiski saistīta ar to, kad un cik lielā mērā cilvēki sadala savu uzmanību," secināts rakstā. Tāpēc, pirms nospiežat nosūtīt uz stundu ilgu sapulces uzaicinājumu, pārdomājiet, ja vien nevēlaties dot kolēģiem laiku iesūtnes notīrīšanai.
