Microsoft Excel pamata apmācība iesācējiem

2024 Autors: Abigail Brown | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 06:55

Excel ir elektroniska izklājlapu programma, ko izmanto datu glabāšanai, kārtošanai un apstrādei. Dati tiek glabāti atsevišķās šūnās, kuras parasti ir sakārtotas darblapas kolonnu un rindu sērijās; šī kolonnu un rindu kolekcija tiek saukta par tabulu.

Izklājlapu programmas var veikt arī datu aprēķinus, izmantojot formulas. Lai atvieglotu informācijas atrašanu un lasīšanu darblapā, programmā Excel ir vairāki formatēšanas līdzekļi, ko var lietot atsevišķām šūnām, rindām, kolonnām un veselām datu tabulām.

Tā kā katra darblapa jaunākajās Excel versijās satur miljardiem šūnu vienā darblapā, katrai šūnai ir adrese, kas pazīstama kā šūnas atsauce, lai uz to varētu atsaukties formulās, diagrammās un citos programmas līdzekļos.

Šajā apmācībā iekļautās tēmas ir:

Datu ievadīšana tabulā
Atsevišķu darblapu kolonnu paplašināšana
Pašreizējā datuma un nosaukta diapazona pievienošana darblapai
Atskaitīšanas formulas pievienošana
Neto algas formulas pievienošana
Formulu kopēšana ar aizpildīšanas rokturi
Ciparu formatējuma pievienošana datiem
Šūnas formatējuma pievienošana

Datu ievadīšana darblapā

Datu ievadīšana darblapas šūnās vienmēr ir trīs soļu process; šīs darbības ir šādas:

Noklikšķiniet uz šūnas, kur vēlaties ievietot datus.
Ierakstiet datus šūnā.
Nospiediet tastatūras taustiņu Enter vai noklikšķiniet uz citas šūnas ar peli.

Kā minēts, katra darblapas šūna tiek identificēta ar adresi vai šūnas atsauci, kas sastāv no kolonnas burta un rindas numura, kas krustojas šūnas atrašanās vietā. Rakstot šūnas atsauci, vispirms vienmēr tiek rakstīts kolonnas burts, kam seko rindas numurs, piemēram, A5, C3 vai D9

Ievadot datus šai apmācībai, ir svarīgi ievadīt datus pareizajās darblapas šūnās. Turpmākajās darbībās ievadītās formulas izmanto tagad ievadīto datu šūnu atsauces.

Lai sekotu šai apmācībai, izmantojiet augšējā attēlā redzamo datu šūnu atsauces, lai ievadītu visus datus tukšā Excel darblapā.

Sleju paplašināšana programmā Excel

Pēc noklusējuma šūnas platums ļauj parādīt tikai astoņas jebkuras datu ievades rakstzīmes, pirms šie dati tiek pārsūtīti nākamajā šūnā pa labi. Ja šūna vai šūnas labajā pusē ir tukšas, ievadītie dati tiek parādīti darblapā, kā redzams ar darblapas nosaukumu Atskaitījumu aprēķini darbiniekiem, kas ievadīti šūnā A1

Ja šūnā pa labi ir dati, pirmās šūnas saturs tiek saīsināts līdz pirmajām astoņām rakstzīmēm. Vairākas datu šūnas, kas ievadītas iepriekšējā darbībā, piemēram, etiķete Atskaitīšanas likme: ievadīta šūnā B3 un Thompson A. ievadītie šūnā A8 ir saīsināti, jo šūnas labajā pusē satur datus.

Lai novērstu šo problēmu, lai dati būtu pilnībā redzami, ir jāpaplašina kolonnas, kurās ir šie dati. Tāpat kā visās Microsoft programmās, kolonnu paplašināšanai ir vairāki veidi. Tālāk norādītās darbības attiecas uz kolonnu paplašināšanu, izmantojot peli.

Atsevišķu darblapas sleju paplašināšana

Novietojiet peles rādītāju uz līnijas starp kolonnām A un B kolonnas galvenē.
Rādītājs tiks mainīts uz divvirzienu bultiņu.
Noklikšķiniet un turiet uz leju peles kreisās pogas un velciet divvirzienu bultiņu pa labi, lai paplašinātu kolonnu A līdz visam ierakstam Thompson A. ir redzams.
Paplašiniet citas kolonnas, lai pēc vajadzības rādītu datus.

Sleju platumi un darblapu nosaukumi

Tā kā darblapas nosaukums ir tik garš, salīdzinot ar citām iezīmēm kolonnā A, ja šī kolonna tika paplašināta, lai parādītu visu nosaukumu šūnā A1, darblapa ne tikai izskatītos dīvaini, bet arī apgrūtinātu darblapas lietošanu, jo ir atstarpes starp etiķetēm kreisajā pusē un pārējām datu kolonnām.

Tā kā 1.rindā nav citu ierakstu, nav pareizi atstāt virsrakstu tādu, kāds tas ir, izplūstot šūnās pa labi. Alternatīvi programmai Excel ir līdzeklis, ko sauc par sapludināšanu un centrēšanu, kas tiks izmantota vēlākā darbībā, lai ātri centrētu virsrakstu virs datu tabulas.

Datuma un nosauktā diapazona pievienošana

Ir normāli pievienot datumu izklājlapai - diezgan bieži, lai norādītu, kad lapa pēdējo reizi atjaunināta. Programmā Excel ir vairākas datuma funkcijas, kas atvieglo datuma ievadīšanu darblapā. Funkcijas ir tikai programmā Excel iebūvētas formulas, lai atvieglotu bieži veiktu uzdevumu izpildi, piemēram, datuma pievienošanu darblapai.

Funkciju TODAY ir viegli lietot, jo tai nav argumentu - tie ir dati, kas ir jāiesniedz funkcijai, lai tā darbotos. Funkcija TODAY ir arī viena no Excel nepastāvīgajām funkcijām, kas nozīmē, ka tā tiek atjaunināta katru reizi, kad tiek veikta pārrēķināšana - tas parasti ir ikreiz, kad tiek atvērta darblapa.

Datuma pievienošana ar funkciju TODAY

Tālāk veiktās darbības pievienos funkciju TODAY darblapas šūnai C2.

Noklikšķiniet uz šūnas C2, lai padarītu to par aktīvo šūnu.
Noklikšķiniet uz Formulas lentes.
Lai atvērtu datuma funkciju sarakstu, noklikšķiniet uz Datums un laiks opcijas lentes.
Noklikšķiniet uz funkcijas Today, lai atvērtu Formula Builder.
Lai ievadītu funkciju un atgrieztos darblapā, lodziņā noklikšķiniet uz Gatavs.
Pašreizējais datums jāpievieno šūnai C2.

Redzotsimbolus datuma vietā

Ja šūnā C2 datuma vietā pēc funkcijas TODAY pievienošanas šai šūnai parādās mirkļbirku simbolu rinda, tas ir jo šūna nav pietiekami plata, lai parādītu formatētos datus.

Kā minēts iepriekš, neformatēti skaitļi vai teksta dati tiek pārsūtīti uz tukšām šūnām pa labi, ja tie ir pārāk plati šūnai. Tomēr dati, kas ir formatēti kā noteikta veida skaitļi, piemēram, valūta, datumi vai laiks, netiek pārnesti uz nākamo šūnu, ja tie ir platāki par šūnu, kurā tie atrodas. Tā vietā tiek parādīta kļūda.

Lai novērstu problēmu, paplašiniet kolonnu C, izmantojot metodi, kas aprakstīta apmācības iepriekšējā solī.

Nosaukta diapazona pievienošana

A nosaukts diapazons tiek izveidots, kad vienai vai vairākām šūnām tiek piešķirts nosaukums, lai atvieglotu diapazona identificēšanu. Nosauktos diapazonus var izmantot kā šūnu atsauces aizstājēju, ja tos izmanto funkcijās, formulās un diagrammās. Vienkāršākais veids, kā izveidot nosauktus diapazonus, ir izmantot nosaukuma lodziņu, kas atrodas darblapas augšējā kreisajā stūrī virs rindu numuriem.

Šajā apmācībā nosaukums likme tiks piešķirts šūnai C6, lai identificētu darbinieku algām piemēroto atskaitījumu likmi. Nosauktais diapazons tiks izmantots atskaitīšanas formulā, kas tiks pievienota šūnām C6 līdz C9 no darblapa.

Darblapā atlasiet šūnu C6.
Ievadiet rate Nosaukuma lodziņā un nospiediet tastatūras taustiņu Enter
Šūnai C6 tagad ir nosaukums likme.

Šis nosaukums tiks izmantots, lai vienkāršotu Atskaitījumu formulu izveidi nākamajā apmācības darbībā.

Darbinieku atskaitījumu formulas ievadīšana

Excel formulas ļauj veikt aprēķinus ar skaitļu datiem, kas ievadīti darblapā. Excel formulas var izmantot pamata skaitļu saskaitīšanai, piemēram, saskaitīšanai vai atņemšanai, kā arī sarežģītākiem aprēķiniem, piemēram, studenta vidējā testa rezultātu noteikšanai un hipotēkas maksājumu aprēķināšanai.

Formulas programmā Excel vienmēr sākas ar vienādības zīmi (=).
Vienādības zīme vienmēr tiek ierakstīta šūnā, kurā vēlaties parādīt atbildi.
Formula tiek pabeigta, nospiežot tastatūras taustiņu Enter.

Šūnu atsauces izmantošana formulās

Izplatīts veids, kā programmā Excel izveidot formulas, ietver formulas datu ievadīšanu darblapas šūnās un pēc tam formulā esošo datu šūnu atsauces izmantošanu, nevis pašus datus.

Šīs pieejas galvenā priekšrocība ir tāda, ka, ja vēlāk ir nepieciešams mainīt datus, ir vienkārši jāaizstāj dati šūnās, nevis jāpārraksta formula. Formulas rezultāti tiks automātiski atjaunināti, tiklīdz dati mainīsies.

Nosauktu diapazonu izmantošana formulās

Alternatīva šūnu atsaucēm ir lietotie nosauktie diapazoni, piemēram, nosauktais diapazons rate, kas izveidots iepriekšējā darbībā.

Formulā nosauktais diapazons darbojas tāpat kā šūnas atsauce, taču to parasti izmanto vērtībām, kas vairākas reizes tiek izmantotas dažādās formulās, piemēram, atskaitījumu likme pensijām vai veselības pabalstiem, nodoklis. likme vai zinātniska konstante – turpretim šūnu atsauces ir praktiskākas formulās, kas attiecas uz konkrētiem datiem tikai vienu reizi.

Darbinieku atskaitījumu formulas ievadīšana

Pirmā formula, kas izveidota šūnā C6, reizinās darbinieka B. Smita bruto algu ar atskaitīšanas likmi šūnā C3.

Gatavā formula šūnā C6 būs:

=B6likme

Rādīšanas izmantošana, lai ievadītu formulu

Lai gan ir iespējams vienkārši ierakstīt iepriekš minēto formulu šūnā C6 un parādīt pareizo atbildi, labāk ir izmantot norādīšanu, lai pievienotu formulām šūnu atsauces, lai samazinātu kļūdu iespējamību, kas rodas, ierakstot nepareiza šūnas atsauce.

Norādīšana ietver noklikšķināšanu uz šūnas, kurā ir dati, ar peles rādītāju, lai formulai pievienotu šūnas atsauci vai nosaukto diapazonu.

Noklikšķiniet uz šūnas C6, lai padarītu to par aktīvo šūnu.
Ierakstiet vienādības zīmi (=) šūnā C6, lai sāktu formulu.
Ar peles rādītāju noklikšķiniet uz šūnas B6, lai pievienotu šīs šūnas atsauci formulai aiz vienādības zīmes.
Ierakstiet reizināšanas simbolu () šūnā C6 aiz šūnas atsauces.
Ar peles rādītāju noklikšķiniet uz šūnas C3, lai pievienotu formulai nosaukto diapazonu likme.
Nospiediet tastatūras taustiņu Enter, lai pabeigtu formulu.
Atbildei 2747.34 ir jābūt šūnā C6..
Lai gan atbilde uz formulu ir parādīta šūnā C6, noklikšķinot uz šīs šūnas, tiks parādīta formula, =B6likme, formulas joslā virs darblapas

Neto algas formulas ievadīšana

Šī formula ir izveidota šūnā D6 un aprēķina darbinieka neto algu, no Bruto algas atņemot pirmajā formulā aprēķināto atskaitījuma summu.. Gatavā formula šūnā D6 būs:

=B6 - C6

Noklikšķiniet uz šūnas D6, lai padarītu to par aktīvo šūnu.
Ierakstiet vienādības zīmi (=) šūnā D6.
Ar peles rādītāju noklikšķiniet uz šūnas B6, lai pievienotu šīs šūnas atsauci formulai aiz vienādības zīmes.
Ierakstiet mīnusa zīmi (-) šūnā D6 aiz šūnas atsauces.
Noklikšķiniet uz šūnas C6 ar peles rādītāju uz šīs šūnas atsauci uz formulu.
Nospiediet tastatūras taustiņu Enter, lai pabeigtu formulu.
Atbildei 43, 041.66 jābūt šūnā D6.

Relatīvās šūnu atsauces un kopēšanas formulas

Līdz šim formulas Atskaitījumi un Neto alga ir pievienotas tikai vienai darblapas šūnai - C6 un D6. Rezultātā pašlaik darblapa ir aizpildīta tikai vienam darbiniekam - B. Smits.

Tā vietā, lai veiktu laikietilpīgo uzdevumu, proti, no jauna izveidot katru formulu citiem darbiniekiem, Excel noteiktos apstākļos ļauj kopēt formulas uz citām šūnām. Šie apstākļi visbiežāk ietver noteikta veida šūnu atsauces izmantošanu, kas pazīstama kā relatīvā šūnas atsauce.

Šūnu atsauces, kas tika ievadītas formulās iepriekšējās darbībās, ir bijušas relatīvas šūnu atsauces, un tās ir noklusējuma šūnu atsauces veids programmā Excel, lai formulu kopēšana būtu pēc iespējas vienkāršāka.

Nākamajā apmācības darbībā tiek izmantots Aizpildīšanas rokturis, lai kopētu abas formulas tālāk esošajās rindās, lai aizpildītu datu tabulu par visiem darbiniekiem.

Formulu kopēšana ar aizpildīšanas rokturi

aizpildīšanas rokturis ir mazs melns punkts vai kvadrāts aktīvās šūnas apakšējā labajā stūrī. Aizpildīšanas rokturim ir vairāki lietojumi, tostarp šūnas satura kopēšana uz blakus šūnām. šūnu aizpildīšana ar skaitļu vai teksta etiķešu sērijām un formulu kopēšana.

Šajā apmācības posmā aizpildīšanas rokturis tiks izmantots, lai kopētu gan Atskaitījumu un tīklu. Algas formulas no šūnām C6 un D6 līdz šūnām C9 unD9.

Formulu kopēšana ar aizpildīšanas rokturi

Darblapā iezīmējiet šūnas B6 un C6.
Novietojiet peles rādītāju virs melnā kvadrāta šūnas D6 apakšējā labajā stūrī - rādītājs tiks mainīts uz plusa zīmi (+).
Noklikšķiniet un turiet nospiestu peles kreiso pogu un velciet aizpildīšanas turi uz leju līdz šūna C9.
Atlaidiet peles pogu - šūnās C7 līdz C9 ir jāietver Atskaitīšanas rezultāti.formula un šūnas D7 līdz D9 Neto alga formula.

Ciparu formatēšanas pielietošana programmā Excel

Ciparu formatējums attiecas uz valūtas simbolu, decimālzīmju, procentu zīmju un citu simbolu pievienošanu, kas palīdz identificēt šūnā esošo datu veidu un atvieglo to lasīšanu.

Procentu simbola pievienošana

Atlasiet šūnu C3, lai to iezīmētu.
Noklikšķiniet uz Sākums lentes.
Noklikšķiniet uz General, lai atvērtu nolaižamo izvēlni Number Format.
Izvēlnē noklikšķiniet uz opcijas Percentage, lai mainītu vērtības formātu šūnā C3 no 0,06 uz 6%.

Valūtas simbola pievienošana

Atlasiet šūnas D6 līdz D9, lai tās iezīmētu.
Cilnē Sākums no lentes noklikšķiniet uz opcijas General, lai atvērtu Numura formāts nolaižamajā izvēlnē.
Izvēlnē noklikšķiniet uz Currency, lai mainītu vērtību formatējumu šūnās D6 uz D9.valūtā ar divām zīmēm aiz komata.

Šūnu formatēšanas lietošana programmā Excel

Šūnu formatēšana attiecas uz formatēšanas opcijām, piemēram, treknraksta formatējuma lietošanu tekstam vai cipariem, datu līdzinājuma mainīšanu, apmaļu pievienošanu šūnām vai sapludināšanas un centra funkcijas izmantošanu, lai mainītu datu izskatu šūnā.

Šajā apmācībā iepriekš minētie šūnu formāti tiks lietoti konkrētām darblapas šūnām, lai tie atbilstu gatavajai darblapai.

Treknraksta formatējuma pievienošana

Atlasiet šūnu A1, lai to iezīmētu.
Noklikšķiniet uz Sākums lentes.
Noklikšķiniet uz formatēšanas opcijas Bold, kā norādīts iepriekš attēlā, lai treknrakstā atzīmētu datus šūnā A1.
Atkārtojiet iepriekš norādīto darbību secību, lai treknrakstu šūnās A5 līdz D5.

Datu līdzinājuma maiņa

Šī darbība mainīs vairāku šūnu noklusējuma līdzinājumu pa kreisi uz līdzinājumu centrā.

Atlasiet šūnu C3, lai to iezīmētu.
Noklikšķiniet uz Sākums cilnes no lentes.
Noklikšķiniet uz līdzināšanas opcijas Centrs, kā norādīts iepriekš attēlā, lai centrētu datus šūnā C3.
Atkārtojiet iepriekš minēto darbību secību, lai centrā līdzinātu datus šūnās A5 līdz D5.

Apvienot un centrēt šūnas

Opcija Apvienot un centrēt apvieno atlasīto skaitu vienā šūnā un centrē datu ievadi jaunajā sapludinātajā šūnā, kas atrodas vistālāk kreisajā šūnā. Veicot šo darbību, darblapas nosaukums tiks sapludināts un centrēts - Atskaitījumu aprēķini darbiniekiem.

Atlasiet šūnas A1 līdz D1, lai tās iezīmētu.
Noklikšķiniet uz Sākuma cilnes no lentes.
Noklikšķiniet uz opcijas Merge & Center, kā norādīts iepriekš attēlā, lai sapludinātu šūnas A1 ar D1un centrējiet virsrakstu šajās šūnās.

Apakšējo apmaļu pievienošana šūnām

Šajā darbībā tiks pievienotas apakšējās apmales šūnām, kurās ir dati 1., 5. un 9. rindā

Atlasiet sapludināto šūnu A1 līdz D1, lai to iezīmētu.
Noklikšķiniet uz Sākums cilnes no lentes.
Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas blakus opcijai Border, kā norādīts attēlā iepriekš, lai atvērtu apmales nolaižamo izvēlni.
Izvēlnē noklikšķiniet uz opcijas Apakšējā robeža, lai apvienotās šūnas apakšai pievienotu apmali.
Atkārtojiet iepriekš minēto darbību secību, lai pievienotu apakšējo apmali šūnām A5 D5 un šūnām A9. līdz D9.