Ja lielu dienas daļu pavadāt, strādājot ar e-pastu, ir daudz veidu, kā efektīvāk izmantot programmu Outlook. Mainiet noklusējuma iestatījumus, lai tie atbilstu jūsu darba veidam. Izmantojiet vienu vai divus īsinājumtaustiņus. Iestatiet filtrus, lai automatizētu uzdevumus. Un pārliecinieties, vai programma Outlook darbojas ar maksimālo ātrumu. Iepazīstieties ar tālāk sniegtajiem padomiem un noslēpumiem, un jūs atgūsit nedaudz laika.
Šajā rakstā sniegtie norādījumi attiecas uz programmām Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 un Outlook for Microsoft 365.
Failu ziņojumi ar vienu klikšķi
Dariet ātrāk to, ko darāt tik bieži. Iestatiet viena klikšķa darbības, lai ērti pārvaldītu e-pastus.
Racionalizēt sarunas
Nepiesmērējiet savas e-pasta mapes ar ziņojumiem, kas citēti citur. Uzziniet, kā izmantot programmu Outlook, lai automātiski notīrītu e-pastus. Outlook pārvietos vai izdzēsīs šos liekos e-pasta ziņojumus jūsu vietā.
Atkārtoti sūtīt e-pastus
Atkārtoti nosūtiet e-pasta ziņojumu programmā Outlook, lai atkārtoti izmantotu tā saturu, tēmu vai adresātus, nevis sāktu ar tukšu ziņojumu.
Saglabājiet Outlook failus mazus un veiklus
Ja vēlaties, lai programma Outlook darbojas ātri, saglabājiet mazu galvenā PST faila lielumu. PST fails ir vieta, kur Outlook glabā e-pastus, kontaktpersonas, kalendārus un daudz ko citu. Viens veids, kā saglabāt PST failu mazu, ir, piemēram, pārvietot veco pastu uz atsevišķu arhīva failu.
Iestatiet automātisko atbildi ārpus biroja vai atvaļinājuma laikā
Palūdziet Outlook atbildēt jūsu vārdā, kad esat prom un nevarēsit atbildēt uz jūsu e-pastu. Tas ietaupa jūsu laiku ne tikai pēc atvaļinājuma, bet arī katru darba dienu.
Ātri pārvietojiet e-pastu uz jebkuru mapi
Ja mapei neiestatījāt viena klikšķa reģistrēšanu, programmai Outlook ir vēl viens veids, kā ātri pārvietot e-pastus uz mapēm. Varat pārsūtīt ziņojumus, izmantojot, piemēram, tastatūru vai ērtu pogu uz lentes.
Izveidojiet un izmantojiet e-pasta veidnes
Kad veidojat līdzīgus ziņojumus dažādiem adresātiem, saglabājiet vienu no šiem e-pasta ziņojumiem kā veidni programmā Outlook turpmākai lietošanai. Jūs atkārtoti sūtīsit to pašu vai līdzīgu e-pasta ziņojumu ar apskaužamu ātrumu.
Noklusējuma Outlook fonta sejas un izmēra maiņa
Ja uzskatāt, ka fonts, ko Outlook izmanto, rakstot ziņojumu vai lasot e-pasta ziņojumu, ir pārāk plats, garš, mazs, mazs, liels vai zils, mainiet to. Uzziniet, kā iestatīt precīzu fontu, fonta stilu un krāsu, ko pēc noklusējuma izmantot e-pastiem programmā Outlook.
Dzēst un izslēgt sarunu
Kad meklējat e-pasta ziņojumus un sarunas, kas ir absolūti nebūtiskas, programma Outlook var palīdzēt. Uzziniet, kā izmantot programmu Outlook, lai izdzēstu visu sarunu un liktu programmai Outlook automātiski noņemt turpmākos e-pasta ziņojumus tajā pašā pavedienā.
Automātiski filtrēt viena sūtītāja pastu uz noteiktu mapi
Sāciet ar jebkuru e-pastu, lai iestatītu Outlook filtru, kas automātiski pārvieto visus turpmākos ziņojumus no tā paša sūtītāja uz noteiktu mapi.
Atrast saistītos ziņojumus
Pakalpojumā Outlook visu saistīto ziņojumu atrašana ir vienkārša. Vienkārši meklējiet kontaktpersonas vārdu vai vārdus tēmas rindiņā. Programmā Outlook ir uzskaitīti visi ziņojumi, kas atbilst jūsu meklēšanas vienumiem.
Iestatiet noklusējuma kontu jauniem e-pastiem
Pārliecinieties, ka jaunie ziņojumi sākas ar programmā Outlook atlasīto visticamāko e-pasta adresi No.
Meklēt ziņojumā
Vai vēlaties kaut ko atrast garā e-pastā? Uzziniet, kā izmantot programmu Outlook, lai meklētu tekstu e-pasta ziņojumā.
Ieplānojiet e-pasta ziņojumu piegādi vēlāk
Varat norādīt Outlook nosūtīt ziņojumu tikai noteiktā datumā vai pēc tā. Tas ir ērts regulāriem notikumiem, piemēram, iknedēļas sapulces paziņojumiem.
Ātri atjaunot ziņojuma dzēšanu
Vai jūs tikko izdzēsāt e-pasta ziņojumu programmā Outlook, kas nebija gatavs pāriet uz mapi Izdzēstie vienumi? Šis ir vienkāršs veids, kā nekavējoties atgūt šo e-pasta ziņojumu.
Izplatīšanas sarakstu iestatīšana
Izveidojiet savus adresātu sarakstus programmā Outlook un viegli nosūtiet ziņojumus cilvēku grupām, neievadot visas e-pasta adreses.
Dzēst pielikumus no ziņojumiem
Saglabājiet ziņu; zaudē savu lielo izmēru. Uzziniet, kā izmantot programmu Outlook, lai noņemtu pievienotos failus (pēc to saglabāšanas citur) no e-pasta ziņojumiem. Varat ievērojami samazināt pastkastes izmēru.
Ātri atrodiet visas sūtītāja vēstules
Outlook atrod visus ziņojumus no konkrēta sūtītāja un ātri parāda tos, izmantojot šo padomu.
Iestatiet mapi "Visas vēstules"
Skatiet visus nosūtītos, saņemtos, arhivētos un reģistrētos e-pasta ziņojumus par kontu vienuviet programmā Outlook.
Lai Outlook Highlight vēstules tiktu nosūtītas tikai jums
Kad esat vienīgais e-pasta adresāts, ziņa parasti ir svarīgāka nekā tad, ja esat viens no duci cilvēku. Uzziniet, kā programma Outlook var izcelt ziņojumus, kuru rindā Kam ir tikai jūs.
Rediģēt saņemtos e-pasta ziņojumus
Tā vietā, lai pārsūtītu e-pastus sev vai veiktu piezīmi citur programmā Outlook vai, iespējams, ārpus tās, varat rediģēt jebkuru saņemto e-pasta ziņojumu un pievienot savu tekstu.
Automātiski kopija: visas jūsu nosūtītās vēstules
Outlook var nosūtīt katra jūsu sastādītā ziņojuma kopiju uz citu e-pasta adresi.
Paplašiniet programmu Outlook, izmantojot laiku taupošas pievienojumprogrammas
Papildinājumi, piemēram, ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen un Auto-Mate, var uzlabot jūsu Outlook darbplūsmu, novietojot pareizo informāciju rokas stiepiena attālumā, saprātīgi filtrējot un automatizējot atkārtotus uzdevumus.
