Kas jāzina
- Pirms failu digitalizēšanas izveidojiet mapes un apakšmapes, lai kārtotu failus.
- Pārliecinieties, vai skeneris vai printeris atbalsta optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) programmatūru un vai ir instalēta OCR programmatūra.
- Process atšķiras atkarībā no tā, vai vēlaties skenēt dokumentu operētājsistēmā Mac vai skenēt dokumentu operētājsistēmā Windows.
Papīra dokumentu digitalizēšana var palīdzēt sakārtot svarīgus dokumentus. Digitālos failus, tostarp PDF failus, var pārvērst meklējamos failos, izmantojot optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) programmatūru, kas parasti tiek piegādāta kopā ar printeri. Tas nozīmē, ka jūsu informācija neaizņem vietu un to ir vieglāk atrast. Varat arī saglabāt savus digitālos failus kompaktdiskā vai DVD diskā, zibatmiņas diskā, tiešsaistes krātuvē. Lūk, kā sakārtot skenētos dokumentus.
Kā izmantot skeneri, lai sakārtotos
Šeit ir dažas darbības, kuras varat veikt, lai sakārtotu savu uzņēmumu vai māju, izmantojot skeneri. Lai tas darbotos, jums būs nepieciešams dokumentu skeneris. Tam nav jābūt dārgam vai greznam. Ja jums tāda nav, sāciet ar šiem fotoattēlu skeneru un dokumentu skeneru pārskatiem, lai iegūtu labākos pirkumus.
Ja nevēlaties atsevišķu skeneri, to paveiks lēts universāls printeris.
-
Izlasiet dokumentus un izlemiet, ko varat digitalizēt un ko varat droši mētāt.
Tas, visticamāk, prasīs kādu laiku. Ja nepieciešams, strādājiet ar nelielu soli.
-
Pirms failu digitalizēšanas izveidojiet mapes un apakšmapes, lai saglabātu failus. Padomājiet par nepieciešamajām kategorijām un izveidojiet katrai mapi. Kredītkaršu čekus liec vienā mapē, auto apdrošināšanas dokumentus citā. Telefona rēķinus, pārtikas preču čekus, mājas remonta rēķinus un tā tālāk var ievietot atsevišķās mapēs. Katrā mapē izveidojiet apakšmapes katram gadam (vai mēnesim). Vienkāršāk ir sākt ar sakārtotu sistēmu un pievienot jaunus dokumentus pareizajam failam, nevis pārkārtot sistēmu katru reizi, kad tiek skenēta jauna kvīts.
Lai izveidotu jaunu mapi sistēmā Windows, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz darbvirsmas un izvēlieties New > Folder Atkārtojiet šo darbību, atrodoties jaunajā mapi, lai izveidotu apakšmapi. Lai izveidotu jaunu mapi operētājsistēmā Mac, atlasiet File > New Folder vai nospiediet Shift+ Command +N
-
Pārliecinieties, ka skenerim vai printerim ir pievienota optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) programmatūra. Tas ļauj skenēt dokumentus PDF formātā un rediģēt failus. Pastāv liela iespēja, ka jūsu Windows datorā ir instalēta pienācīga OCR programmatūra.
Ja jūsu datorā nav instalēta OCR programmatūra, populāras ir ABBYY FineReader un Adobe Acrobat Pro DC.
-
Ir pienācis laiks skenēt dokumentus. Tas, kā tieši to darāt, ir atkarīgs no izmantotā skenera un programmatūras veida.
Lifewire ir ceļveži dokumentu skenēšanai operētājsistēmās Windows un Mac.
- Kad esat pabeidzis dokumentu digitalizāciju, sekojiet līdzi fiziskajiem dokumentiem. Pārliecinieties, ka automātiski skenējat dokumentus katru reizi, kad saņemat jaunus čekus vai dokumentus. Pretējā gadījumā papīri atkal sāks krāties.
