Kas jāzina
- Vispirms sakārtojiet datus vienā Excel lapā.
- Tālāk programmā Word izvēlieties Pasta sūtījumi > Sākt pasta sapludināšanu > izvēlieties veidu. Pasta sūtījumi > Atlasīt adresātus > Izmantot esošu sarakstu > Atveriet lapu.
- Visbeidzot programmā Word apvienojiet laukus, dodoties uz Pasta ziņojumi > Ievietot sapludināšanas lauku. Izvēlieties lauku un nospiediet Ievietot.
Šajā rakstā ir paskaidrots, kā programmā Microsoft Word un Excel izmantot pasta sapludināšanas līdzekli, lai apvienotu tekstu no Word dokumenta ar datu avota dokumentu, piemēram, izklājlapu. Šajā rakstā sniegtie norādījumi attiecas uz Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 un Word 2010.
Sagatavojiet datus pasta sapludināšanai
Word pasta sapludināšanas līdzeklis nevainojami darbojas ar datiem no Excel. Lai gan programmā Word varat izveidot datu avotu, šo datu izmantošanas iespējas ir ierobežotas. Ja jums ir adresātu saraksta dati izklājlapā, informācija nav atkārtoti jāievada Word datu avotā.
Varat izmantot jebkuru Excel darblapu Word pasta sapludināšanas funkcijā bez īpašas sagatavošanās. Tomēr, lai izvairītos no kļūdām pasta sapludināšanas procesā, ieteicams kārtot datus izklājlapā.
Pirms sākat pasta sapludināšanu, pārliecinieties, vai visas izmaiņas, ko veiksit izklājlapā, ir pabeigtas. Kad sapludināšana ir sākusies, jebkādu izmaiņu veikšana var izraisīt pasta sapludināšanas kļūdas.
Kārtojiet izklājlapas datus
Sakārtojiet Excel adresātu saraksta datus rindās un kolonnās. Uztveriet katru rindu kā atsevišķu ierakstu un katru kolonnu kā lauku, ko ievietosit savā dokumentā.
- Ievietojiet visus datus vienā lapā: adresātu saraksta datiem, ko plānojat izmantot pasta sapludināšanai, ir jābūt vienā lapā. Ja tas ir sadalīts vairākās lapās, apvienojiet lapas vai veiciet vairākas pasta sapludināšanas. Pārliecinieties arī, vai lapām ir skaidri nosaukumi, jo jums ir jāizvēlas tā, kuru plānojat izmantot, to nevarot skatīt.
- Izveidot galvenes rindu: izveidojiet galvenes rindu lapai, kuru plānojat izmantot pasta sapludināšanai. Galvenes rinda ir rinda, kurā ir etiķetes, kas identificē datus šūnās zem tās. Lai programma Excel varētu viegli atšķirt datus un etiķetes, izmantojiet treknrakstu, šūnu apmales un šūnu ēnojumu, kas ir unikāls galvenes rindai. Tāpat pārliecinieties, vai jūsu izvēlētās galvenes atbilst sapludināšanas lauku nosaukumiem, kas arī samazinās kļūdu iespējamību.
- Pareizi formatējiet skaitliskos datus: pārliecinieties, vai tādas lietas kā ielu numuri un pasta indeksi ir pareizi formatēti tā, kā tiem vajadzētu parādīties pēc pasta sapludināšanas pabeigšanas. Nepareizs skaitļu formatējums var izraisīt sapludināšanas kļūdas.
Kā norādīt pasta sapludināšanas adresātu sarakstu
Lūk, kā saistīt sagatavoto Excel darblapu, kurā ir jūsu adresātu saraksts, ar Word dokumentu:
-
Programmā Word atveriet dokumentu, ko izmantosit kā pasta sapludināšanas veidni. Tas var būt jauns vai esošs dokuments. Atlasiet Pasta sūtījumi > Sākt pasta sapludināšanu.
Image -
Izvēlieties sapludināšanas veidu, kuru vēlaties palaist. Jūsu iespējas ir:
- Vēstules
- E-pasta ziņojumi
- Aploksnes
- Vēstules
- Katalogs
Ja vēlaties, varat arī izmantot pasta sapludināšanas vedni, lai izveidotu pasta sapludināšanu. Šajā piemērā mēs veiksim darbības, lai manuāli izveidotu pasta sapludināšanu.
-
Pēc tam dodieties uz cilni Pasta ziņojumi un atlasiet Atlasīt adresātus > Izmantot esošu sarakstu.
Image - Pāriet uz pasta sapludināšanai sagatavoto Excel failu un atlasiet to, pēc tam atlasiet Atvērt.
-
Ja Word pieprasa, izvēlieties Sheet1$ > OK.
Ja programmā Excel ir kolonnu galvenes, atzīmējiet izvēles rūtiņu Pirmajā datu rindā ir kolonnu galvenes.
Izveidot vai rediģēt pasta sapludināšanas dokumentu
Kad jūsu Excel izklājlapa ir savienota ar pasta sapludināšanas dokumentu, ko veidojat programmā Word, ir pienācis laiks rediģēt savu Word dokumentu.
Šobrīd programmā Excel nevar veikt izmaiņas datu avotā. Lai veiktu izmaiņas datos, pirms datu avota atvēršanas programmā Excel aizveriet dokumentu programmā Word.
Ievietot sapludināšanas laukus savā dokumentā
Programmā Word atlasiet Mailings > Ievietot sapludināšanas lauku, lai dokumentā ievilktu informāciju no izklājlapas. Izvēlieties lauku, kuru vēlaties pievienot (vārds, uzvārds, pilsēta, štats vai cits), pēc tam atlasiet Ievietot.
Skatīt pasta sapludināšanas dokumentus
Word nepārnes formatējumu no datu avota, ievietojot dokumentā sapludināšanas laukus. Ja vēlaties lietot formatējumu, piemēram, slīprakstu, treknrakstu vai pasvītrojumu, dariet to programmā Word.
Skatot dokumentu ar laukiem, atlasiet dubultās bultiņas abās tā lauka pusēs, kur vēlaties lietot formatējumu. Skatot apvienotos datus dokumentā, iezīmējiet tekstu, kuru vēlaties mainīt.
Jebkuras formatējuma izmaiņas tiek veiktas visos apvienotajos dokumentos, ne tikai sapludināšanas dokumentā, kurā to mainījāt.
Apskatīt apvienotos dokumentus
Lai priekšskatītu sapludinātos dokumentus, dodieties uz Pasta ziņojumi > Preview Results. Šī poga darbojas kā pārslēgšanas slēdzis, tādēļ, ja vēlaties atgriezties, lai skatītu tikai laukus, nevis tajos esošos datus, nospiediet to vēlreiz.
Pārvietojieties pa apvienotajiem dokumentiem, izmantojot pogas cilnē Pasta ziņojumi. Tie ir no kreisās puses uz labo: Pirmais ieraksts, Iepriekšējais ieraksts, Doties uz ierakstu,Nākamais ieraksts un Pēdējais ieraksts.
Pirms dokumentu sapludināšanas priekšskatiet tos visus vai pēc iespējas vairāk, lai pārbaudītu, vai viss ir sapludināts pareizi. Īpašu uzmanību pievērsiet pieturzīmēm un atstarpēm ap apvienotajiem datiem.
Pabeigt pasta sapludināšanas dokumentu
Kad esat gatavs apvienot dokumentus, jums ir divas iespējas:
- Drukāt dokumentus: Apvienojiet dokumentus ar printeri. Ja izvēlaties šo opciju, dokumenti tiek nosūtīti uz printeri bez izmaiņām. Lai to izdarītu, atlasiet Pasta ziņojumi> Pabeigt un sapludināt > Drukāt dokumentus.
- Rediģēt atsevišķus dokumentus: ja nepieciešams personalizēt dažus vai visus dokumentus (alternatīva ir datu avotā pievienot piezīmes lauku personalizētām piezīmēm) vai veikt citus izmaiņas pirms drukāšanas, rediģējiet katru atsevišķu dokumentu. Lai to izdarītu, atlasiet Pasta sūtījumi > Pabeigt un sapludināt > Rediģēt individuālos dokumentus
Neatkarīgi no tā, kuru metodi izvēlaties, tiek parādīts dialoglodziņš, kurā varat norādīt Word sapludināt visus ierakstus, pašreizējo ierakstu vai ierakstu diapazonu. Izvēlieties ierakstus, kurus vēlaties drukāt, pēc tam atlasiet OK.
Ja vēlaties sapludināt diapazonu, ievadiet sākuma numuru un beigu numuru ierakstiem, kurus vēlaties iekļaut sapludināšanā, pēc tam atlasiet OK.
