Programmā Excel nav datu pārvaldības iespēju, kādas ir relāciju datu bāzes programmām, piemēram, SQL Server un Microsoft Access. Tomēr tas var kalpot kā vienkārša datu bāze, kas atbilst datu pārvaldības prasībām.
Programmā Excel dati tiek sakārtoti, izmantojot darblapas rindas un kolonnas. Tabulas funkcija ļauj ērti ievadīt, rediģēt un apstrādāt datus.
Šie norādījumi attiecas uz Excel versijām 2019, 2016, 2013, 2010 un Excel for Microsoft 365.
Datu bāzes noteikumi: ieraksti un lauki
Datu bāze ir saistītas informācijas kopums, kas glabājas vienā vai vairākos datora failos. Bieži dati tiek sakārtoti tabulās tā, lai tos varētu viegli atjaunināt, kārtot, labot un filtrēt.
Vienkārša datu bāze, piemēram, Excel, glabā visu informāciju par vienu tēmu vienā tabulā. No otras puses, relāciju datu bāzes sastāv no daudzām tabulām, no kurām katra satur informāciju par dažādām, bet saistītām tēmām.
Ieraksti
Datu bāzes terminoloģijā ieraksts satur visu informāciju vai datus par vienu konkrētu objektu datubāzē. Programmā Excel katra darblapas šūna satur vienu informācijas vai vērtības vienumu.
Lauki
Katrs informācijas vienums datu bāzes ierakstā, piemēram, tālruņa numurs vai ielas numurs, tiek saukts par lauku. Programmā Excel atsevišķas darblapas šūnas kalpo kā lauki, jo katrā šūnā var būt viena informācija par objektu.
Lauku nosaukumi
Ir svarīgi sakārtot datu bāzi, lai varētu kārtot vai filtrēt datus, lai atrastu konkrētu informāciju. Kolonnu virsrakstu pievienošana, kas pazīstami kā lauku nosaukumi, atvieglo datu ievadīšanu vienā un tajā pašā secībā katram ierakstam.
Datubāzes paraugs
Augšējā attēlā katram skolēnam tabulā ir atsevišķa rinda, kurā ir visa pieejamā informācija par viņiem.
Katra šūna rindā ir lauks, kurā ir viena informācija. Lauku nosaukumi galvenes rindā palīdz nodrošināt, ka dati tiek sakārtoti, saglabājot visus datus par konkrētu tēmu, piemēram, vārdu vai vecumu, vienā kolonnā visiem skolēniem.
Excel datu pārvaldības rīki
Turklāt korporācijai Microsoft ir vairāki datu rīki, kas atvieglo darbu ar milzīgu Excel tabulās saglabāto datu apjomu un palīdz uzturēt to labā stāvoklī.
Veidlapas izmantošana ierakstiem
Viens no šiem rīkiem ir datu veidlapa. Varat to izmantot, lai atrastu, rediģētu, ievadītu vai dzēstu ierakstus tabulās, kurās ir līdz 32 laukiem vai kolonnām.
Noklusējuma veidlapā ir iekļauts lauku nosaukumu saraksts tādā secībā, kādā tie ir sakārtoti tabulā, lai nodrošinātu, ka lietotāji ierakstus ievada pareizi. Blakus katra lauka nosaukumam ir tekstlodziņš atsevišķu datu lauku ievadīšanai vai rediģēšanai.
Lai gan ir iespējams izveidot pielāgotas veidlapas, bieži vien ir nepieciešams tikai izveidot un izmantot noklusējuma veidlapu.
Noņemt dublētos datu ierakstus
Bieža problēma visās datu bāzēs ir datu kļūdas. Papildus vienkāršām pareizrakstības kļūdām vai trūkstošiem datu laukiem bažas var radīt dublēti datu ieraksti, jo datu tabulas apjoms palielinās.
Citus Excel datu rīkus var izmantot, lai noņemtu šos dublētos ierakstus - gan precīzus, gan daļējus dublikātus.
Datu kārtošana programmā Excel
Kārtošana nozīmē datu pārkārtošanu atbilstoši konkrētam rekvizītam, piemēram, tabulas kārtošanu alfabētiskā secībā pēc uzvārdiem vai hronoloģiski no vecākā uz jaunāko.
Excel kārtošanas opcijas ietver kārtošanu pēc viena vai vairākiem laukiem, pielāgotu kārtošanu, piemēram, pēc datuma vai laika, un kārtošanu pēc rindām, kas ļauj pārkārtot laukus tabulā.
