Nr. ievērojiet e-pasta etiķetes noteikumus.
Pārskatiet savu ziņojumu pirms nosūtīšanas
Pēc tam, kad esat ievadījis adresātu adreses, izveidojis atbilstošu temata rindiņu, uzrakstījis ziņojumu un pievienojis pāris apliecinošus dokumentus, dodieties atpakaļ un pārliecinieties, vai visu izdarījāt pareizi:
- Pārskatiet ziņojumu. Vai kaut kas nav skaidrs? Vai ir kādas gramatikas kļūdas vai drukas kļūdas? Vai jūs teicāt visu, ko gribējāt teikt?
- Pārbaudiet savus avotus. Vai saite uz ārēju avotu precizētu jūsu nozīmi? Vai saite palīdzētu adresātam ātri atrast vietni?
- Apskatiet adresātu vārdus. Vai aizmirsāt kādu svarīgu personu, kurai jāredz ziņojums? Vai pievienojāt kādu personu, kurai nevajadzētu redzēt ziņojumu?
- Paskatieties uz savu adresi. Ja jums ir vairāk nekā viens, noteikti nosūtiet ziņojumu no visatbilstošākā ziņojuma mērķim.
- Nosakiet ziņojuma prioritāti. Vai ziņojums ir jāatzīmē kā svarīgs?
- Pievienojiet apliecinošos dokumentus. Vai aizmirsāt pielikumus?
Ne vienmēr atbildēt visiem
Jums jāzina, kad un kad neatbildēt uz grupas e-pastiem. Ja ikvienam sākotnējā e-pasta ziņojumā (tam, uz kuru atbildat) ir jāzina, kas jums jāsaka, izmantojiet Atbildēt visiem.
Piemēram, persona A jums un personai B nosūta e-pasta ziņojumu, lai piedāvātu idejas par to, kā kopā ar uzņēmumu nosvinēt jūsu priekšnieka 10 gadu jubileju. Jūsu atbilde attiecas gan uz personu A, gan personu B, tāpēc izmantojiet Atbildēt visiem, lai atbildētu uz abiem.
Ja kāds jums un vēl 20 draugiem nosūta uzaicinājumu uz ballīti pa e-pastu, jūsu atbilde neattiecas uz citiem pasta adresātiem, tāpēc izmantojiet opciju Atbildēt, lai nosūtītu atbildi tikai sākotnējam sūtītājam.
Rakstiet efektīvas tēmas rindiņas
Lai uzrakstītu labu e-pasta tēmu, galvenais ir pārliecināties, ka tas īsi atspoguļo jūsu ziņojuma būtību. Šeit ir daži piemēri:
- Pārdošanas sanāksme mainīta uz 3:00
- Helovīna ballītes ielūgums
- Vietnes teksta labojumi
- Šīs nedēļas 20 populārākie videoklipi
- Sīkāka informācija par jūsu jauno dalību
- Tikšanās apstiprināšana
- Pieprasījums līdzekļu vākšanas pasākuma brīvprātīgajiem
Lai padarītu tēmas rindiņas efektīvākas, iekļaujiet darbības, kuras vēlaties veikt adresātiem, piemēram:
- Helovīna ballītes ielūgums - atbildiet līdz 11. maijam
- Vietnes teksta pārskatīšana - jāapstiprina līdz otrdienai
Bottom Line
Kad pārsūtāt e-pasta ziņojumu no kāda cita, paskaidrojiet jaunajam adresātam, kāpēc jūs to darāt un kā jūs sagaidāt, ka viņš no tā gūs labumu. Piemēram, pieņemsim, ka klients Džejs nosūta jums jautājumu, un jūs nezināt atbildi. Pārsūtiet ziņojumu savai kolēģei Sārai ar piezīmi, kurā teikts: "Sāra, Džejs vēlas uzzināt, kā notiek pieteikšanās mūsu portālā no savas mobilās ierīces. Sīkāku informāciju skatiet tālāk. Vai varat palīdzēt?"
Paskaidrojiet, kāpēc jūs CC
Ja pievienojat kādam e-pasta ziņojuma kopiju, paskaidrojiet galvenajam adresātam, ka to darāt un kāpēc. Piemēram, pieņemsim, ka Dženna vēlas pievienoties jūsu grāmatu klubam, un jūs sūtāt viņai informāciju par to. Jūs pievienotu kopiju grāmatu kluba vadītājai Annai un rakstītu Dženai: "Es pievienoju mūsu vadītājai Annu, lai viņa varētu redzēt, ko es jums sūtu, un aizpildīt visu, ko es, iespējams, izlaidu."Kad izmantojat šo procesu, Anna arī zina, kāpēc viņa saņem ziņojuma kopiju.
Bottom Line
E-pasta ziņojumi var pazust pastā vai surogātpasta filtrā. Pieklājības labad, īpaši attiecībā uz svarīgiem ziņojumiem (piemēram, tiem, kuriem ir pielikumi vai kas saistīti ar termiņiem), uzrakstiet īsu piezīmi, lai sūtītājs zinātu, ka viņa e-pasts ir saņemts. Piemēram, ja jūsu priekšnieks nosūta jums jaunu projektu, pie kura jāstrādā, atbildiet ar: "Sapratu, es sākšu rīt."
Izmantojiet akronīmus taupīgi
Ne visi zina visus akronīmus, tāpēc izmantojiet pēc iespējas mazāk un tikai tad, kad esat pārliecināts, ka adresāts zina, ko tie nozīmē. Ir vairāki akronīmi, kas parasti tiek izmantoti biznesa e-pasta sarakstē. Šeit ir daži:
- ASAP: cik drīz vien iespējams
- BTW: Starp citu
- EOD: dienas beigas
- EOM: Ziņojuma beigas (parasti tiek izmantots temata rindiņā, lai norādītu, ka nav e-pasta pamatteksta, kam sekot)
- EOW: nedēļas beigas
- FYI: Informācijai
- IMO: Manā skatījumā
- OOO: ārpus biroja
- Y/N: Jā vai Nē
Bottom Line
Tā kā e-pastā nesaprotat sejas izteiksmes un balss toņa kontekstu, tas nav labs līdzeklis sarkasma vai humora paušanai, jo īpaši attiecībā uz adresātiem, kurus jūs labi nepazīstat. Izsakiet savu ziņojumu vienkārši un skaidri, vismaz līdz brīdim, kad labāk iepazīstat adresātu. Ja tiešām nevarat palīdzēt, iekļaujiet smaidošu vai smejošu emocijzīmi, lai parādītu, ka jokojat.
Izvēlieties piemērotu beigas
Dažreiz ir grūti zināt, kā beigt e-pasta ziņojumu. Šeit ir daži ieteikumi, pamatojoties uz situāciju:
- Paldies vai Liels paldies: Ja jūs lūdzat pakalpojumu.
- Mīlestība vai Apskāvieni: ja adresāts ir draugs vai ģimenes loceklis.
- Cheers vai Labākais: ja adresāts ir gadījuma paziņa.
- Ar cieņu: ja jūsu ziņojums ir formāls.
- Ar cieņu vai Ar cieņu: ja vēlaties saglabāt oficiālu biznesa toni.
