Kad programmā Outlook ieplānojat sapulci ar citu personu vai cilvēku grupu, viņi saņem ielūguma e-pasta ziņojumu ar sapulces informāciju. Šajā e-pasta ziņojumā viņi var pieņemt vai noraidīt sapulces ielūgumu. Programma Outlook pievieno sapulci jūsu Outlook kalendāram, seko līdzi dalībnieku atbildēm un nosūta atgādinājumu pirms sapulces sākuma.
Šajā rakstā sniegtie norādījumi attiecas uz Outlook for Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 un Outlook 2013.
Kā nosūtīt kalendāra ielūgumu programmā Outlook
Lūk, kā ieplānot sapulci programmā Outlook:
-
Atlasiet Sākums tab.
Image -
Atlasīt Jaunas preces > Sapulce.
Vai arī nospiediet Ctrl+Shift+Q.
Image -
Sapulces ielūguma tekstlodziņā Title ievadiet sapulces aprakstu.
Image -
Tekstlodziņā Required ievadiet katra dalībnieka e-pasta adreses, kam jāapmeklē sapulce. Programmā Outlook 2016 un 2013 ievadiet e-pasta adreses tekstlodziņā To.
Lai atlasītu kontaktpersonas no adrešu grāmatas, atlasiet vai nu Required, Izvēles vai To.
Image -
Tekstlodziņā Neobligāti ievadiet to personu e-pasta adreses, kuras vēlaties apmeklēt sapulci, taču nepieprasiet, lai tās to darītu.
Image -
Izvēlieties sapulces sākuma un beigu laiku.
Image -
Lai sapulcei bloķētu visu kalendāra dienu, atlasiet Visa diena.
Image -
Tekstlodziņā Location ievadiet vietu, kur notiek sapulce.
Image -
Apgabalā Message ievadiet citu informāciju, kas jūsu dalībniekiem būs jāzina pirms sapulces, un pievienojiet visus failus, kurus vēlaties viņiem pārskatīt.
Lai pievienotu failu sapulces uzaicinājumam, atlasiet cilni Ievietot, pēc tam atlasiet Pievienot failu. Lai pievienotu saiti uz dokumentu savā OneDrive, atlasiet nolaižamās izvēlnes bultiņu Link.
Image -
Pēc noklusējuma, nosūtot sapulces uzaicinājumu programmā Outlook, uzaicinājumā ir ietverts atbildes pieprasījums un adresātam tiek dota iespēja ieteikt jaunu sapulces laiku. Lai mainītu šīs opcijas, atlasiet cilni Sapulce, pēc tam atlasiet Response Options
Image -
Atlasīt Sūtīt.
Ja jūsu grafiks mainās vai apmeklētājiem ir jāplāno citi plāni, atceliet sapulci vai pārplānojiet to.
Image
Kā iestatīt periodisku sapulci
Outlook arī ļauj iestatīt periodiskas sapulces. Izmantojiet šo opciju sapulcēm, kuras plānojat atkārtot katru nedēļu, mēnesi vai citu periodu. Atkārtotas sapulces gadījumā informācija jāievada tikai vienreiz, un visi turpmākie pasākumi tiks pievienoti jūsu kalendāram, pamatojoties uz iestatīto intervālu.
-
Atlasiet cilni Sākums, pēc tam atlasiet New Items > Sapulce.
Image - Sapulces ielūgumā ievadiet nosaukumu, Obligātie dalībnieki, Izvēles dalībnieki, Atrašanās vieta un ziņojumu, kurā aprakstīts sapulces mērķis.
-
Atlasīt Padarīt atkārtotu.
Programmā Outlook 2016 un 2013 atlasiet Meeting > Recurrence.
Image -
Tiks atvērts dialoglodziņš Appointment Recurrence. Ievadiet sapulces sākuma laiku, beigu laiku un ilgumu.
Image -
Sadaļā Atkārtošanās modelis izvēlieties, kad sapulce atkārtosies. Piemēram, regulāra iknedēļas sapulce, kas notiek katru pirmdienu.
Image -
Sadaļā Atkārtošanās diapazons izvēlieties, cik ilgi periodiskās sapulces turpināsies. Varat norādīt, ka atkārtota sapulce tiek atcelta noteiktā datumā vai pēc noteikta gadījumu skaita. Izvēlieties Bez beigu datuma, ja nevēlaties, lai sapulce beidzas.
Image -
Atlasiet OK.
Image -
Sapulces ielūgumā atlasiet Sūtīt.
Image
Kā izmantot plānošanas palīgu, lai izveidotu sapulci
Ja darbā izmantojat Microsoft 365 un esat Exchange lietotājs, izmantojiet Plānošanas palīgu, lai atrastu labāko laiku tikšanās ieplānošanai ar citiem. Atverot plānošanas palīgu, tiks parādīti to personu kalendāri, kuras uzaicinājāt uz sapulci.
Lai izmantotu plānošanas palīgu, izveidojiet sapulces ielūgumu un atlasiet cilni Sapulce > Plānošanas palīgs.
Kā skatīt sapulci Outlook kalendārā
Kad būsiet izveidojis vai apstiprinājis sapulci, tā tiks parādīta jūsu Outlook kalendārā, pamatojoties uz datuma un laika informāciju. Lūk, kā atrast gaidāmos pasākumus.
- Atlasiet View Switcher, pēc tam atlasiet Kalendārs.
- Lai atrastu sapulci, ritiniet kalendāru vai izmantojiet meklēšanas lodziņu un ievadiet sapulces nosaukumu.
-
Lai skatītu sapulces informāciju, veiciet dubultklikšķi uz kalendāra vienuma.
Image -
Lai skatītu atbildes, atlasiet cilni Tracking. Kolonnā Atbilde ir redzams, kuri dalībnieki ir pieņēmuši sapulces ielūgumu un kuri nav atbildējuši.
Image -
Ja saņēmāt mutisku apstiprinājumu no dalībnieka, atlasiet Nav, pēc tam atlasiet Accepted, Noraidītsvai sniedza Pagaidu atbildi.
Image - Kad esat pabeidzis, aizveriet sapulces uzaicinājumu.
Kā pievienot personas esošam sapulces ielūgumam
Varat izveidot sapulci un pēc tam vēlāk uzaicināt vairāk dalībnieku (piemēram, ja nolīgsities citu darbinieku un vēlaties viņu pievienot regulārām personāla sapulcēm). Lūk, kā uzaicināt jaunus dalībniekus uz sapulci, kuru jau esat iestatījis.
- Atrodiet sapulci savā kalendārā.
- Veiciet dubultklikšķi uz sapulces vienuma.
-
Atlasiet cilni Plānošanas palīgs > Pievienot dalībniekus.
Image -
Dialoglodziņā Atlasīt dalībniekus un resursus izvēlieties dalībnieka vārdu.
Image -
Atlasiet vai nu Required vai Neobligāti, lai norādītu, vai dalībniekam ir jāpiedalās sapulcē vai arī viņa piedalīšanās nav obligāta.
Image -
Atlasiet OK.
Image -
Dalībnieks tagad ir redzams Plānošanas palīga sarakstā Visi dalībnieki.
Image -
Atlasiet Sūtīt atjauninājumu.
Image
