Ja jums ir liels datu apjoms, tas var būt milzīgs, ja tie nav pareizi sakārtoti darbgrāmatā. Uzziniet dažādas metodes, kā kārtot datus programmā Excel, lai padarītu to produktīvāku un atvieglotu izklājlapu pārvaldību.
Šajā rakstā sniegtie norādījumi attiecas uz Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel darbam ar Microsoft 365, Excel Online un Excel darbam ar Mac.
Atlasiet kārtojamos datus
Pirms datus var kārtot, programmai Excel ir jāzina precīzs kārtojamais diapazons. Programma Excel atlasīs saistīto datu apgabalus, ja vien dati atbilst šādiem nosacījumiem:
- Saistīto datu apgabalā nav tukšu rindu vai kolonnu.
- Tukšas rindas un kolonnas atrodas starp saistīto datu apgabaliem.
Excel nosaka, vai datu apgabalam ir lauku nosaukumi, un izslēdz rindu no kārtojamajiem ierakstiem. Ļaut programmai Excel atlasīt kārtojamo diapazonu var būt riskanti, jo īpaši, ja ir liels datu apjoms, ko ir grūti pārbaudīt.
Lai pārliecinātos, ka ir atlasīti pareizie dati, pirms kārtošanas sākuma iezīmējiet diapazonu. Ja viens un tas pats diapazons tiks kārtots atkārtoti, vislabākā pieeja ir piešķirt tam nosaukumu.
Kārtošanas atslēga un kārtošanas secība programmā Excel
Šķirošanai ir jāizmanto kārtošanas atslēga un kārtošanas secība. Kārtošanas atslēga ir dati kolonnā vai kolonnās, kuras vēlaties kārtot, un to identificē pēc kolonnas virsraksta vai lauka nosaukuma. Tālāk esošajā attēlā iespējamie kārtošanas taustiņi ir studenta ID, vārds, vecums, programma un sākuma mēnesis.
Ātri kārtojiet datus
Lai veiktu ātru kārtošanu, atlasiet vienu šūnu kolonnā, kurā ir kārtošanas atslēga. Pēc tam izvēlieties, kā vēlaties kārtot datus. Lūk, kā:
- Atlasiet šūnu kolonnā, kurā ir kārtošanas atslēga.
- Atlasīt Sākums.
- Atlasiet Kārtot un filtrēt, lai atvērtu kārtošanas opciju nolaižamo izvēlni.
- Izvēlieties, kā vēlaties kārtot datus. Atlasiet augošu vai dilstošu secību.
Izmantojot Kārtot un filtrēt, kārtošanas secības opcijas nolaižamajā sarakstā mainās atkarībā no datu veida atlasītajā diapazonā. Teksta datiem ir pieejamas šādas opcijas: Kārtot no A līdz Z un Kārtot no Z līdz A. Skaitliskajiem datiem ir šādas opcijas: Kārtot no mazākā līdz lielākajam un Kārtot no lielākā līdz mazākajam.
Kārtot vairākas datu kolonnas programmā Excel
Papildus ātrai kārtošanai, pamatojoties uz vienu datu kolonnu, Excel pielāgotā kārtošanas funkcija ļauj kārtot vairākās kolonnās, definējot vairākas kārtošanas atslēgas. Vairāku kolonnu kārtošanā kārtošanas atslēgas tiek identificētas, dialoglodziņā Kārtot atlasot kolonnu virsrakstus.
Tāpat kā ātrās kārtošanas gadījumā, kārtošanas atslēgas tiek definētas, identificējot kolonnu virsrakstus vai lauku nosaukumus tabulā, kurā ir kārtošanas atslēga.
Kārtot pēc vairākām kolonnām Piemērs
Tālāk esošajā piemērā dati diapazonā A2 līdz E12 ir sakārtoti divās datu kolonnās. Dati vispirms tiek sakārtoti pēc nosaukuma un pēc tam pēc vecuma.
Lai kārtotu vairākas datu kolonnas:
- Iezīmējiet kārtojamo šūnu diapazonu. Šajā piemērā ir atlasītas šūnas A2 līdz E12.
- Atlasīt Sākums.
- Atlasiet Kārtot un filtrēt, lai atvērtu nolaižamo sarakstu.
- Atlasiet Pielāgota kārtošana, lai atvērtu dialoglodziņu Kārtot.
- Atzīmējiet atzīmi blakus Maniem datiem ir galvenes.
- Zem kolonnas virsraksta atlasiet Kārtot pēc un nolaižamajā sarakstā izvēlieties Nosaukums, lai vispirms kārtotu datus. ar kolonnu Nosaukums.
- Sadaļā Kārtot pēc, atstājiet iestatījumu kā Šūnu vērtības. Kārtošana ir balstīta uz faktiskajiem datiem tabulā.
- Sadaļā Pasūtījums atlasiet lejupvērsto bultiņu un izvēlieties no Z līdz A, lai kārtotu vārda datus dilstošā secībā.
- Atlasiet Pievienot līmeni, lai pievienotu otru kārtošanas opciju.
- Zem kolonnas virsraksta atlasiet Tad ar lejupvērsto bultiņu un izvēlieties Age, lai kārtotu ierakstus ar dublētiem nosaukumiem pēc slejas Vecums.
- Sadaļā Pasūtījums nolaižamajā sarakstā izvēlieties No lielākā līdz mazākajam, lai kārtotu vecuma datus dilstošā secībā.
- Atlasiet OK, lai aizvērtu dialoglodziņu un kārtotu datus.
Otrās kārtošanas atslēgas definēšanas rezultātā, kas parādīts zemāk esošajā piemērā, divi ieraksti ar identiskām vērtībām laukam Nosaukums tiek sakārtoti dilstošā secībā, izmantojot lauku Vecums. Rezultātā rekords studentam Vilsonam Dž., 21 gads, ir pirms Vilsona P. rekorda, 19 gadu vecuma.
Pirmā rinda: kolonnu virsraksti vai dati
Datu diapazons, kas atlasīts kārtošanai iepriekš minētajā piemērā, ietvēra kolonnu virsrakstus virs pirmās datu rindas. Šajā rindā ir dati, kas atšķiras no datiem nākamajās rindās. Programma Excel noteica, ka pirmajā rindā ir kolonnu virsraksti, un koriģēja pieejamās opcijas dialoglodziņā Kārtot, lai tās iekļautu.
Excel izmanto formatējumu, lai noteiktu, vai rindā ir sleju virsraksti. Iepriekš minētajā piemērā kolonnu virsrakstu fonts atšķiras no datiem pārējās rindās.
Ja pirmajā rindā nav virsrakstu, programma Excel izmanto kolonnas burtu (piemēram, kolonna D vai kolonna E) kā izvēles iespējas dialoglodziņa Kārtošanas opcijā Kolonna.
Excel izmanto šo atšķirību, lai noteiktu, vai pirmā rinda ir virsraksta rinda. Ja programma Excel pieļauj kļūdu, dialoglodziņā Kārtot ir izvēles rūtiņa Maniem datiem ir galvenes, kas ignorē šo automātisko atlasi.
Kārtot datus pēc datuma vai laika programmā Excel
Papildus teksta datu kārtošanai alfabētiskā secībā vai skaitļu kārtošanai no lielākā līdz mazākajam, Excel kārtošanas opcijas ietver datuma vērtību kārtošanu. Pieejamie kārtošanas pasūtījumi, kas pieejami par datumiem:
- Augošā secībā: no vecākā uz jaunāko.
- Dilstošā secībā: no jaunākā līdz vecākajam.
Ātrā kārtošana un kārtošanas dialoglodziņš
Datumi un laiki, kas ir formatēti kā skaitļu dati, piemēram, aizņēmuma datums iepriekš minētajā piemērā, izmantojiet ātrās kārtošanas metodi, lai kārtotu vienā kolonnā. Lai šķirotu vairākas datumu vai laika kolonnas, izmantojiet dialoglodziņu Kārtot tāpat kā kārtojot vairākas skaitļu vai teksta datu kolonnas.
Kārtot pēc datuma piemēra
Lai veiktu ātru kārtošanu pēc datuma augošā secībā no vecākā uz jaunāko:
- Iezīmējiet kārtojamo šūnu diapazonu. Lai sekotu iepriekš sniegtajam piemēram, iezīmējiet šūnas G2 līdz K7.
- Atlasīt Sākums.
- Atlasiet Kārtot un filtrēt, lai atvērtu nolaižamo sarakstu.
- Atlasiet Pielāgota kārtošana, lai atvērtu dialoglodziņu Kārtot.
- Zem kolonnas virsraksta atlasiet Kārtot pēc un izvēlieties Aizņemts, lai vispirms kārtotu datus pēc aizņēmuma datuma.
- Zem virsraksta Kārtot pēc izvēlieties Šūnu vērtības. Kārtošana ir balstīta uz faktiskajiem datiem tabulā.
- Sadaļā Kārtošanas secība nolaižamajā sarakstā izvēlieties No vecākā līdz jaunākajam.
- Dialoglodziņā atlasiet OK, lai aizvērtu dialoglodziņu un kārtotu datus.
Ja kārtošanas pēc datuma rezultāti nav tādi, kā paredzēts, datos kolonnā, kurā ir kārtošanas atslēga, var būt ietverti datumi vai laiki, kas saglabāti kā teksta dati, nevis kā skaitļi (datumi un laiki ir tikai formatēti skaitļu dati).
Jauktie dati un ātrā šķirošana
Izmantojot ātrās kārtošanas metodi, ja ieraksti, kas satur tekstu un skaitļu datus, tiek sajaukti kopā, programma Excel kārto skaitļus un teksta datus atsevišķi, ievietojot ierakstus ar teksta datiem sakārtotā saraksta apakšā.
Excel kārtošanas rezultātos var iekļaut arī kolonnu virsrakstus, interpretējot tos kā tikai vēl vienu teksta datu rindu, nevis kā datu tabulas lauku nosaukumus.
Brīdinājums par iespējamu kārtošanu
Ja tiek izmantots dialoglodziņš Kārtot, pat kārtošanai vienā kolonnā, programma Excel var parādīt ziņojumu, kas brīdina, ka tā ir saskārusies ar datiem, kas saglabāti kā teksts, un dod jums iespēju:
- Kārtojiet kā skaitli visu, kas izskatās pēc skaitļa.
- Kārtojiet ciparus un skaitļus, kas saglabāti kā teksts atsevišķi.
Ja izvēlaties pirmo opciju, programma Excel mēģina ievietot teksta datus pareizajā kārtošanas rezultātu vietā. Izvēlieties otro opciju, un programma Excel ievieto ierakstus, kas satur teksta datus, kārtošanas rezultātu apakšā, tāpat kā ātrās kārtošanas gadījumā.
Kārtojiet datus pēc nedēļas dienām vai mēnešiem programmā Excel
Varat arī kārtot datus pēc nedēļas dienām vai gada mēnešiem, izmantojot to pašu iebūvēto pielāgoto sarakstu, ko Excel izmanto, lai darblapai pievienotu dienas vai mēnešus, izmantojot aizpildīšanas turi. Šie saraksti ļauj kārtot pēc dienām vai mēnešiem hronoloģiski, nevis alfabētiskā secībā.
Tāpat kā ar citām kārtošanas opcijām, kārtošanas vērtības pēc pielāgota saraksta var parādīt augošā secībā (no svētdienas līdz sestdienai vai no janvāra līdz decembrim) vai dilstošā secībā (no sestdienas līdz svētdienai vai no decembra līdz janvārim).
Iepriekš redzamajā attēlā tika veiktas šādas darbības, lai kārtotu datu paraugu diapazonā no A2 līdz E12 pēc gada mēnešiem:
- Iezīmējiet kārtojamo šūnu diapazonu.
- Atlasīt Sākums.
- Atlasiet Kārtot un filtrēt, lai atvērtu nolaižamo sarakstu.
- Atlasiet Pielāgota kārtošana, lai atvērtu dialoglodziņu Kārtot.
- Sadaļā Kolonna nolaižamajā sarakstā izvēlieties Mēneša sākums, lai kārtotu datus pēc gada mēnešiem.
- Zem virsraksta Kārtot pēc atlasiet Šūnu vērtības. Kārtošana ir balstīta uz faktiskajiem datiem tabulā.
- Sadaļā Pasūtījums atlasiet lejupbultiņu blakus noklusējuma opcijai A līdz Z, lai atvērtu nolaižamo izvēlni.
- Izvēlieties Pielāgots saraksts, lai atvērtu pielāgoto sarakstu dialoglodziņu.
- Dialoglodziņa kreisajā logā atlasiet Janvāris, Februāris, Marts, Aprīlis.
- Atlasiet OK, lai apstiprinātu atlasi un atgrieztos dialoglodziņā Kārtot.
- Izvēlētais saraksts (janvāris, februāris, marts, aprīlis) tiek rādīts zem pasūtījuma virsraksta.
- Atlasiet OK, lai aizvērtu dialoglodziņu un kārtotu datus pēc gada mēnešiem.
Pēc noklusējuma pielāgotie saraksti dialoglodziņā Pielāgoti saraksti tiek parādīti tikai augošā secībā. Lai kārtotu datus dilstošā secībā, izmantojot pielāgotu sarakstu pēc tam, kad ir atlasīts vēlamais saraksts, lai tas tiktu parādīts zem virsraksta Pasūtījums dialoglodziņā Kārtot:
- Atlasiet lejupvērsto bultiņu blakus parādītajam sarakstam, piemēram, Janvāris, februāris, marts, aprīlis, lai atvērtu nolaižamo izvēlni.
- Izvēlnē atlasiet pielāgotā saraksta opciju, kas tiek rādīta dilstošā secībā, piemēram, decembris, novembris, oktobris, septembris.
- Noklikšķiniet uz OK, lai kārtotu datus dilstošā secībā, izmantojot pielāgoto sarakstu.
Kārtot pēc rindām, lai pārkārtotu kolonnas programmā Excel
Kā parādīts iepriekšējās kārtošanas opcijās, dati parasti tiek kārtoti, izmantojot kolonnu virsrakstus vai lauku nosaukumus. Rezultāts ir visu rindu vai datu ierakstu pārkārtošana. Mazāk zināma un līdz ar to mazāk izmantota kārtošanas opcija programmā Excel ir kārtot pēc rindas, kā rezultātā tiek pārkārtota kolonnu secība darblapā no kreisās uz labo pusi.
Viens no iemesliem kārtošanai pēc rindas ir dažādu datu tabulu kolonnu secības atbilstība. Ja kolonnas ir sakārtotas vienā un tajā pašā secībā no kreisās puses uz labo, ir vieglāk salīdzināt ierakstus vai kopēt un pārvietot datus starp tabulām.
Pielāgot sleju secību
Tomēr ļoti reti kolonnu sakārtošana pareizā secībā ir vienkāršs uzdevums, jo vērtību augošā un dilstošā kārtošanas opcijas ir ierobežotas. Parasti ir jāizmanto pielāgota kārtošanas secība, un programmā Excel ir iekļautas opcijas kārtošanai pēc šūnas vai fonta krāsas vai nosacītā formatējuma ikonām.
Vienkāršākais veids, kā programmā Excel norādīt kolonnu secību, ir pievienot rindu virs vai zem datu tabulas, kurā ir skaitļi, kas norāda kolonnu secību no kreisās puses uz labo. Pēc tam kārtošana pēc rindām kļūst vienkārša, kārtojot kolonnas no mazākās uz lielāko pēc rindas, kurā ir skaitļi.
Kad kārtošana ir pabeigta, pievienoto skaitļu rindu var viegli izdzēst.
Kārtot pēc rindām Piemērs
Datu paraugā, kas izmantots šai sērijai Excel kārtošanas opcijās, skolēna ID kolonna vienmēr ir bijusi pirmā kreisajā pusē, kam seko Vārds un pēc tam Vecums.
Šajā gadījumā, kā parādīts attēlā iepriekš, kolonnām ir pievienoti cipari, lai sagatavotu darblapu kolonnu pārkārtošanai tā, lai kolonna Programma būtu pirmā kreisajā pusē, pēc tam Mēneša sākums, Vārds, Vecums, un studenta ID.
Lūk, kā mainīt kolonnu secību:
- Ievietojiet tukšu rindu virs rindas, kurā ir lauku nosaukumi.
- Šajā jaunajā rindā ievadiet šādus skaitļus no kreisās uz labo pusi, sākot no A kolonnas: 5, 3, 4, 1, 2.
- Iezīmējiet kārtojamo diapazonu. Šajā piemērā iezīmējiet A2 līdz E13.
- Atlasīt Sākums.
- Atlasiet Kārtot un filtrēt, lai atvērtu nolaižamo sarakstu.
- Atlasiet Pielāgota kārtošana, lai atvērtu dialoglodziņu Kārtot.
- Atlasiet Options, lai atvērtu dialoglodziņu Kārtošanas opcijas.
- Sadaļā Orientācija atlasiet Kārtot no kreisās puses uz labo, lai kārtotu kolonnu secību darblapā no kreisās uz labo pusi.
- Atlasiet OK, lai aizvērtu dialoglodziņu Kārtošanas opcijas.
- Izmainot orientāciju, Kolonnas virsraksts dialoglodziņā Kārtot tiek mainīts uz Rinda.
- Atlasiet Kārtot pēc lejupvērstās bultiņas un izvēlieties 2.rinda. Šī ir rinda, kurā ir pielāgoti skaitļi.
- Zem virsraksta Kārtot pēc izvēlieties Šūnu vērtības.
- Sadaļā Pasūtījums nolaižamajā sarakstā izvēlieties No mazākā līdz lielākajam, lai kārtotu skaitļus 2. rindā augošā secībā.
- Atlasiet OK, lai aizvērtu dialoglodziņu un kārtotu kolonnas no kreisās uz labo pusi pēc cipariem 2. rindā.
- Sleju secība sākas ar Programmu, kam seko Mēneša sākums, Vārds, Vecums un Studenta ID.
Izmantojiet Excel pielāgotās kārtošanas opcijas, lai pārkārtotu kolonnas
Lai gan programmas Excel dialoglodziņā Kārtot ir pieejami pielāgoti kārtojumi, šīs opcijas nav viegli izmantot, pārkārtojot kolonnas darblapā. Pielāgotas kārtošanas secības izveides opcijas, kas pieejamas dialoglodziņā Sort, ir kārtot datus pēc šūnas krāsas, fonta krāsas un ikonas.
Ja katrai kolonnai jau nav lietots unikāls formatējums, piemēram, dažādas fontu vai šūnu krāsas, šis formatējums ir jāpievieno atsevišķām šūnām tajā pašā rindā, lai katra kolonna tiktu pārkārtota.
Piemēram, lai izmantotu fonta krāsu kolonnu pārkārtošanai:
- Atlasiet katra lauka nosaukumu un mainiet katra fonta krāsu. Piemēram, mainiet Programmu uz sarkanu, Mēneša sākumu uz zaļu, Vārdu uz zilu, Vecumu uz oranžu un Studenta ID uz violetu.
- Kārtošanas dialoglodziņā atlasiet Sort by un izvēlieties 2.rinda.
- Sadaļā Kārtot pēc virsraksta izvēlieties Fonta krāsa.
- Sadaļā Order, manuāli iestatiet lauku nosaukumu krāsu secību, lai tā atbilstu vēlamajai kolonnu secībai.
- Pēc kārtošanas atiestatiet katra lauka nosaukuma fonta krāsu.
